Logiciel de stockage/recherche de documentsFermé

Question

Bonjour,

Je cherche depuis un moment, mais je ne dois pas taper les bons mots clés. Pourtant, je n'ai pas l'impression de chercher quelque chose de très compliqué.

Dans le cadre de mon travail, je reçois de la part de mes clients, un nombre grandissant de documents.
Je les stocke sur un disque dur et bien classé.
Sauf que tout ces documents ne sont pas applicables pour tous mes projets.

Je m'explique.
Sur le projet A qui a démarré le 1er juillet, ne s'applique que les documents antérieurs au 1er juillet
Sur le projet B qui a démarré le 1er aout, ne s'applique que les documents antérieurs au 1er aout.

Je cherche donc un logiciel qui pourrait :
1 - me permettre de faire des recherches en fonction de la date de reception/classement des documents (l'ideal serait qu'il y ait une option me permettant de définir la date (si le document a été recu tardivement mais qu'il s'applique depuis un moment) mais aussi en fonction d'éléments du nom du documents et de type de document.

2 - Me permettre de les inclure dans ce logiciel facilement (je recois parfois plusieurs dizaines de documents d'un coup, il serait fastidieux de renseigner ce logiciel base de données document par document)

3 - Me permettre de faire des liens vers les documents (qu'il me sorte la liste des documents applicables a la date X, OK, mais si je n'ai qu'a cliquer sur le nom du doc pour y acceder, c'est encore mieux)

4 - me permettre d'extraire une liste de documents applicables. (un extract excel serait idéal)

5 - qui serait gratuit et fonctionne sous windows 7.

Ma demande est-elle compliquée?

Par avance, merci pour votre aide.

madmyke · Answer

Bonjour

C'est une demande assez spécifique et je n'ai connu ça que dans la privé (et donc cher).

Voir peut être CECI

Ou une liste de le logiciels approchants donc une partie gratuit ICI


Par expérience professionnelle Je me permet d'attirer votre attention sur un point très souvent négligé: 
La sauvegarde automatique ET quotidienne des données.
Un disque dur, ça se casse, ça brule, ça se vole, etc. et la perte du travail en nombre d'heure est souvent immense.

Je vous recommande donc si vous n'avez pas encore pensé à ça, de trouver un système qui fait le backup de vos données (documents + classement éventuel) en duplication (au minimum) et si possible ailleurs que dans la même maison.
(backup via internet par exemple)

Souvent cela coute un peu (tout dépend du volume) mais en cas de perte, le cout est plus que largement rentabilisé par le fait de ne pas perdre des 10aine (voir plus) d'heures de travail qui elle aussi coutent.

bav

guigol · Answer

Merci pour la réponse.

C'est si spécifique que cela? j'ai l'impression de ne chercher qu'un explorateur windows un peu amélioré.

Je vais jeter un oeil a tes liens.

PS : concernant le Backup, j'ai ce qu'il faut. (serveur distant + enregistrement quotidien)

madmyke · Answer

Spécifique oui parce que rien que les 3 premiers points c'est un ajoute de donnée et qui dit ajout ET gestion de donnée, dit base de donnée.
Lien etc idem.
Il faut donc un logiciel spécifique capable de créer/ajouter/lier les métadonnées à un document et de les traiter (recherche, recherche conditionnelle, visualisation, etc).

tout ce qu'un explorateur windows ne fera pas.

Morganbzh · Answer

Je pense que ce que tu recherches c'est un logiciel de GED (Gestion électronique de documents).

Sur la question tu trouveras peut-être plus d'informations ici https://www.gestion-documents.fr/ged-cloud-securite/

Professionnellement j'utilise ce logiciel de GED (http://www.zensolutions.fr) qui offre beaucoup de fonctionnalités, mais il est peut-être surdimensionné par rapport à ton besoin.

Logiciel de stockage/recherche de documents

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