Comment voir tous les mail envoyés depuis un autre poste?

Bonjour,

Je travail dans une entreprise (cabinet de gestion) de 4-5 collaborateurs et je souhaiterai optimiser la gestion de la messagerie. Le plus gros problème étant que lorsqu'un client pose une question quelconque par mail, personne ne peut savoir si une autre collaborateur l'a déjà traité.. résultat il arrive que deux collaborateurs répondent à la même question voir pire, pense qu'un autre y a répondu sans que ce soit le cas. Il est aussi impossible de voir l'historique des messages déjà envoyés par un autre poste, messages qui sont parfois essentiels pour reprendre un dossier d'un collaborateur indisponible et voir l'historique des conversation avec le client.

Bref, voici ma question : existe-t-il un logiciel, une méthode, une solution quelconque qui permettrai (sans trop de formation, certains collaborateurs ont du mal avec l'informatique) de voir les mail envoyés depuis un autre poste. Est-ce qu'une messagerie centralisée serait une bonne solution?

Merci d'avance et merci pour votre forum il m'aide très souvent! :)