Base de données qui se met à jour facilement;

Bonjour, je me retrouve actuellement dans une impasse plutôt gênante.
Je suis écrivain, et j'écris beaucoup. Beaucoup trop même. Pour donner une idée de la masse que cela peut représenter, j'ai écrit 125 texte depuis le 22mars.
Depuis un an et demi maintenant, je me suis fait une base de données sous word, dans laquelle j'entre, chaque moitié de mois, les liens vers mes fichiers words, afin de savoir où se trouve ce que j'ai écris. Comprenez que j'ai près d'un milliers et demi de textes en tout et pour tout, s'étalant sur une période de 4ans environ.

L'écriture s'intensifiant ces temps-ci, mettre à jour ma base de données est de plus en plus compliqué.
Actuellement, je crée un dossier pour le mois en cours, dans lequel je dépose tous mes écrits. Puis, une fois le mois fini, je sauvegarde ces données dans divers dossiers (poésies en prose ou en vers, pièces de théâtre, romans, nouvelles, etc...) après avoir fait une sauvegarde sur un site de copyright.

Mais cela me prend plusieurs heures de mettre à jour ma base de données. Reprendre chaque écrit, noter le mois de son écriture, inscrire le lien, tout cela est très lourd, et pire encore, s'il me venait l'idée de changer un fichier de place, le lien serait alors mort, et j'ai déjà trouvé le cas, d'un ou deux liens mort dans ma bdd, donc d'un ou deux poèmes qui ont disparu, et dont je n'ai aucune idée de la manière de les retrouver, à part la fouille intensive. (lol, j'en ai pour plusieurs jours).

J'aimerais donc savoir si vous connaissiez un programme qui pourrait améliorer ma situation.

Pour résumer, je cherche une solution simple de sauvegarde et de tri de mes fichiers.
(PS: sous windows)